Zunächst wird die Belegung der einzelnen Felder beschrieben, weiter unten wird der PubMed-Import erklärt.

Nach der Eingabe aller mitwirkenden Autoren wählen Sie aus, welcher wissenschaftlichen Einrichtung der Artikel zugeordnet und somit dort angezeigt werden soll.

Im Titelfeld geben Sie den Titel des Aufsatzes an. Sie haben die Möglichkeit, ausgewählte Wörter kursiv, hoch- oder tiefergestellt zu setzen. Fahren Sie einfach mit dem Mauszeiger über das Fragezeichen-Icon, dort erhalten Sie einen Hilfetext. Um die Anzeige übersichtlicher zu gestalten, können Sie einen evtl. vorhandenen Untertitel in ein eigenes Feld einfügen. Zwischen den beiden Feldern wird später automatisch ein Trennzeichen eingefügt, sie müssen also keinen Bindestrich o.ä. hinter den Titel setzen. Steht ein Ausrufe- oder Fragezeichen am Ende des Titels, erkennt das System dies automatisch und fügt kein weiteres Zeichen ein.

Das Erscheinungsjahr muss vierstellig eingegeben werden.

Einen Zeitschriftentitel können Sie entweder aus dem alphabetisch sortierten Drop-Down-Menü auswählen (was sehr mühsam ist) oder aber über die Schaltfläche „Fachzeitschrift suchen“ hinzufügen. Im erscheinenden Fenster können Sie Titel, Abkürzung oder ISSN eingeben und aus den Vorschlägen den passenden Zeitschriftentitel auswählen.

Sollte der gewünschte Titel nicht in der Datenbank enthalten sein, können Sie ihn selbst hinzufügen. Über die Schaltfläche „Fachzeitschrift hinzufügen“ öffnet sich eine Eingabemaske, die die benötigten Daten abfragt. Diese müssen Sie ggf. in der Zeitschriftendatenbank (ZDB) ermitteln. Neben dem Titel der Zeitschrift (Pflichtfeld) sollte mindestens eine ISSN (zur Anzeige in der Detailansicht) angegeben werden.

Ist der Artikel in der Datenbank PubMed nachgewiesen, können Sie hier die zugehörige ID eintragen (mehr dazu im Abschnitt PubMed-Import).

Die Angabe der Band- und Heftzählung ist wichtig, um den Artikel möglichst schnell und genau ermitteln zu können. Manche Zeitschriften haben keine Jahrgangszählung, dann lassen Sie das Feld einfach frei. Ist der Artikel in einem Doppelheft, Sonderheft oder Supplement erschienen, geben Sie das so an, wie in der Vorlage. Sie können aber der Übersichtlichkeit halber abkürzen, z.B. „Suppl. 1“.

Die Seitenzahlen kennzeichnen den Beginn und das Ende und somit den Umfang des Artikels. Sie können einfach die Ziffern eingeben, das zugehörige „S.“ wird automatisch hinzugefügt.

Ist der Artikel auch online erschienen, gibt es oft einen DOI, den Sie eintragen können. Was ein DOI ist, erfahren Sie hier.

Handelt es sich bei dem Zeitschriftenbeitrag um eine freie Publikation im Sinne des Open Access, können Sie im Feld „Link zum Volltext“ die Internetadresse angeben.

• Hinweis: Bitte geben Sie keine Adressen zu kostenpflichtigen Angeboten wie Springer, Scincedirect u. ä. an, da nur auf Dokumente verwiesen werden soll, welche nicht kostenpflichtig sind. Weiterhin sollen OpenAccess-Publikationen hier an der Universität unterstützt werden.

Ist eine Zusammenfassung des Artikels erschienen, können Sie diese im Freitextfeld „Abstract/Zusammenfassung“ eintragen bzw. einfügen.

Nicht fehlen sollte die Angabe der Sprache, in der der Zeitschriftenartikel verfasst wurde. Voreingestellt ist Deutsch. Aus Gründen der Häufigkeit folgt im Drop-Down-Menü Englisch und danach alle Sprachen in alphabetischer Reihenfolge.

Ist der Zeitschriftenartikel in einem Forschungsprojekt erschienen, können Sie ihn über die Schaltfläche „Einem Forschungsprojekt zuordnen“ mit einem Forschungsprojekt verbinden. Näheres zu Forschungsprojekten erfahren Sie hier.

Im Bemerkungsfeld haben Sie die Möglichkeit, dem nachfolgenden Bearbeiter (zur Erfassung in SEP) Informationen zukommen zu lassen. Dieses Feld können Sie und alle anderen angemeldeten Benutzer Ihrer wissenschaftlichen Einrichtung sehen.

Über die Schaltfläche „Publikation speichern“ werden alle Eintragungen abgespeichert und Sie erhalten eine Detailansicht.

Sie können alle Eintragungen jederzeit ergänzen, verändern oder löschen. Um von der Detailansicht aus eine neue Publikation einzutragen, klicken Sie auf „Publikationsdatenbank“, Sie kehren dort ins Hauptmenü zurück.