Zunächst wird die Belegung der einzelnen Felder beschrieben, weiter unten wird der Import von Daten aus Online-Katalogen erklärt.

Nach der Eingabe aller mitwirkenden Autoren wählen Sie aus, welcher wissenschaftlichen Einrichtung der Artikel zugeordnet und somit dort angezeigt werden soll.

Im Titelfeld geben Sie den Titel des Buches an. Sie haben die Möglichkeit, ausgewählte Wörter kursiv, hoch- oder tiefergestellt zu setzen. Fahren Sie einfach mit dem Mauszeiger über das Fragezeichen-Icon, dort erhalten Sie einen Hilfetext. Um die Anzeige übersichtlicher zu gestalten, können Sie einen evtl. vorhandenen Untertitel in ein eigenes Feld einfügen. Zwischen den beiden Feldern wird später automatisch ein Trennzeichen eingefügt, Sie müssen also keinen Bindestrich o.ä. hinter den Titel setzen. Steht ein Ausrufe- oder Fragezeichen am Ende des Titels, erkennt das System dies automatisch und fügt kein weiteres Zeichen ein.

Das Erscheinungsjahr wird vierstellig eingegeben.

Handelt es sich um eine Erstauflage des Buches, kann das Feld „Auflage“ frei gelassen werden. Sie können dort sowohl Buchstaben als auch Zahlen eingeben, die Eintragung der „2., vollständig überarbeiteten Auflage“ kann also durchgeführt werden. Aus Gründen der Übersichtlichkeit sollte die Auflagebezeichnung abgekürzt werden („2.“, „vollst. überarb.“). Die Angabe „Auflage“ wird vom System selbst hinzugefügt.

Erscheinungsort und Verlag des Buches sollten dem Buch entnommen werden können. Wenn Sie keine Angaben darüber finden können, können Sie das Feld frei lassen.

Die Seitenzahl dient der Vollständigkeit der bibliografischen Daten.

Hat das Buch eine ISBN erhalten (<<was ist eine ISBN?>>), sollten Sie sie zur einwandfreien Identifikation des Werkes eintragen. Hierbei ist es egal, ob Sie die Trennstriche setzen oder die Ziffern hintereinander weg schreiben, da die Formatierung automatisch geschieht. Geben Sie zu viele oder zu wenig Ziffern ein, erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Ist das Buch in einer Serie (Schriftenreihe) erschienen, können Sie den Titel sowie die Bandzählung (sofern vorhanden) angeben.

Handelt es sich bei dem Buch um eine freie Publikation im Sinne des Open Access, können Sie im Feld „Link zum Volltext“ die Internetadresse angeben.

• Hinweis: Bitte geben Sie keine Adressen zu kostenpflichtigen Angeboten wie Springer, Scincedirect u. ä. an, da nur auf Dokumente verwiesen werden soll, welche nicht kostenpflichtig sind. Weiterhin sollen OpenAccess-Publikationen hier an der Universität unterstützt werden.

Ist eine Zusammenfassung des Buches erschienen, können Sie diese im Freitextfeld „Abstract/Zusammenfassung“ eintragen bzw. einfügen.

Nicht fehlen sollte die Angabe der Sprache, in der das Buch erschienen ist. Voreingestellt ist Deutsch, aus Gründen der Häufigkeit folgt im Drop Down Menue Englisch und danach alle weiteren Sprachen in alphabetischer Reihenfolge.

Ist das Buch in einem Forschungsprojekt erschienen, können Sie es über die Schaltfläche „Einem Forschungsprojekt zuordnen“ mit einem Forschungsprojekt verbinden. Näheres zu Forschungsprojekten erfahren Sie hier.

Im Bemerkungsfeld haben Sie die Möglichkeit, dem nachfolgenden Bearbeiter (zur Erfassung in SEP) Informationen zukommen zu lassen. Dieses Feld können nur Sie und alle anderen angemeldeten Benutzer Ihrer wissenschaftlichen Einrichtung sehen.

Über die Schaltfläche „Publikation speichern“ werden alle Eintragungen abgespeichert und Sie erhalten eine Detailansicht.

Sie können alle Eintragungen jederzeit ergänzen, verändern oder löschen. Um von der Detailansicht aus eine neue Publikation einzutragen, klicken Sie auf „Publikationsdatenbank“, Sie kehren dort ins Hauptmenü zurück.