Dienstreisen
Eine Dienstreise liegt vor, wenn Sie außerhalb Ihrer regelmäßigen Dienststätte und außerhalb Ihrer Wohnung andernorts Dienstaufgaben wahrnehmen.
Dienstreisen können sein:
- Teilnahme an Arbeits- und Projektbesprechungen
- Besuch von wissenschaftlichen Kongressen, Workshops oder Seminaren
- Archivreisen
- Exkursionen
Die Dienstreise umfasst die Hin- und Rückfahrt, das Dienstgeschäft am Geschäftsort und die zu seiner Erledigung notwendigen Fahrten und Gänge zum Geschäftsort und zurück. Dienstreisen sollen nur durchgeführt werden, wenn sie aus dienstlichen Gründen notwendig sind. Ein Anspruch auf Genehmigung einer Dienstreise besteht jedoch nicht.
Wichtig für Sie:
Dienstreisen müssen im Vorhinein genehmigt werden. Nur eine rechtzeitige und vollständige Beantragung der Dienstreise sichert Ihnen Ihre umfassenden Ansprüche. Liegt zu Beginn der Dienstreise keine Genehmigung vor, besteht weder ein Anspruch auf Erstattung der Reisekosten noch sind Sie für die Dauer der Reise unfallversichert!
Reisen Externer
Reisen Externe für die Freien Universität Berlin handelt es sich nicht um eine Dienstreise. Ist die Durchführung der Reise jedoch im Interesse der Freien Universität Berlin bzw. des Fachbereichs, kann diese zur Kenntnis genommen werden und im Rahmen vorhandener Mittel eine Kostenerstattung erfolgen. Wie bei Dienstreisen, muss auch die Kenntnisnahme einer Reise im Vorhinein erfolgen, da andernfalls ein Anspruch auf Reisekosten nicht besteht. Bitte wenden Sie sich daher rechtzeitig an Ihre Fachbereichsverwaltung.
Zu dem Personenkreis der Externen zählen:
- das nebenberufliche Personal der Freien Universität gemäß §§ 117, 118, 119, 120 Berliner Hochschulgesetz (Privatdozenten/innen, Apl.- und Honorarprofessoren/innen, Lehrbeauftragte),
- etwaige Beschäftigte mit Privatdienstvertrag, oder
- sonstige Personen, insb. Studierende, Stipendiaten/innen, Praktikanten/innen, Ruhestandsbeamte/innen, Gäste etc.
Achtung:
Eine Genehmigung als Dienstreise ist in diesen Fällen rechtlich nicht möglich, da die Freie Universität Berlin für Externe keine Arbeitgeber- oder Dienstherrnfunktion wahrnimmt. Aus diesem Grund besteht auch kein Unfallversicherungsschutz. Externe sind während einer Reise nicht über die Unfallkasse unfallversichert und müssen für einen ausreichenden Versicherungsschutz selbst Sorge tragen.
Verfahren
Die Dienstreise muss rechtzeitig vor Antritt mit dem entsprechenden Formular und den erforderlichen Begleitunterlagen (z.B. Einladung oder Tagungsprogramm) beantragt werden. Bitte reichen Sie den Vorgang über Ihre/n Dienstvorgesetzte/n, ggf. die/den Mittelverantwortliche/n bzw. die/den Geschäftsführende/n Direktor/in bei der Fachbereichsverwaltung ein. In der Regel ist die Fachbereichsverwaltung für die Genehmigung zuständig. In Einzelfällen jedoch (so. z.B. bei Reisen in Krisengebiete) muss die Genehmigung von der zentralen Reisekostenstelle ausgesprochen werden. Die Bearbeitungszeiten und –wege sind bei der Beantragung mit einzukalkulieren. Bei kurzfristigen, nicht anders planbaren Reisen bitten wir Sie daher, sich vorab telefonisch mit der Fachbereichsverwaltung in Verbindung zu setzen.
Für die Abrechnung Ihrer Dienstreise steht Ihnen ebenfalls ein Formular zur Verfügung. Dieses reichen Sie bitte mit allen notwendigen Unterlagen (Rechnungen, Tickets, ergänzende Erläuterungen etc.) in Ihrer Fachbereichsverwaltung ein, die den Vorgang dann an die Zentrale Reiskeotsenstelle weiterleitet.
Bitte beachten Sie:
Damit Ihr Anspruch auf Erstattung der Reisekosten gewahrt bleibt, muss der Antrag spätestens sechs Monate nach Ende der Dienstreise bei der Zentralen Reisekostenstelle (Referat IA der Abteilung Personalwesen) eingehen. Andernfalls erlöscht Ihr Anspruch! Der Eingangsstempel in der dezentralen Fachbereichsverwaltung reicht zur Fristwahrung hier nicht aus.
Formulare
Alle Formulare für die Beantragung und Abrechnung einer Dienstreise finden Sie auf den Serviceseiten der Abteilung Personalwesen unter https://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/05dienstreisen/index.html