Anlagenbuchhaltung / Aussonderungen
Eine Anlage ist ein Gegenstand, Recht oder sonstiger wirtschaftlicher Wert des Betriebsvermögens, der im Unternehmen dauerhaft zu Verfügung steht und am Abschlussstichtag einzeln eindeutig identifizierbar ist. Die Anlagenart ist ein kategorisches Zuordnungsmerkmal, welche Anlagegüter in nachfolgend aufgeführte Gruppen gliedert:
- Büro- und Laboreinrichtung
- Büromaschinen
- Finanzanlagen (Wertpapiere, Aktien und Beteiligungen)
- Fahrzeuge
- Nichtwissenschaftliche Geräte und Ausstattung - zum Haushaltsjahr 2014 entfallen
- IT/EDV und TK Hardware, Ortungsgeräte
- Wissenschaftliche Geräte und Großgeräte, Laborgeräte
- Liegenschaften
- Gartengeräte/ -maschinen
- Haushalts- und Reinigungsgeräte, Werkzeuge
- Transportgeräte und -ausstattung
- Medientechnik, Fotooptische Ausstattung
- Software und Lizenzen
- Sportgeräte und -fahrzeuge, Fahrräder
Anlagenbuchhaltung (Inventarisierung)
Bestandteil der SAP-Einführung im Rechnungswesen ist auch die Nutzung der Anlagenbuchhaltung. Das System ist so eingestellt, dass Anlagen ab einem Anschaffungswert von 150 Euro regelmäßig zu erfassen sind. Dies geschieht im Rahmen der Rechnungsbearbeitung, sobald anlagenrelevante Finanzpositionen angesprochen werden.
Eine Konsolidierung der Daten in SAP, insbesondere die Festlegung von Abschreibungszeiträumen, erfolgt zentral durch das Sachgebiet - II B 12 -.
Die Anlagenbuchhaltung dient zunächst der Vereinheitlichung der Inventarisierung an der Freien Universität Berlin (vgl. FU-Rundschreiben H 06/1992). Für die Inventarisierung erhalten die Bereiche von dem Sachgebiet - II B 12 - ein maschinenlesbares Etikett, das auf der Anlage gemäß der geltenden Klebevorschrift anzubringen ist. Das Anbringen des Etiketts auf der Anlage ist gegenüber dem Absender auf der Empfangsbestätigung zu bescheinigen.
Die Zuständigkeit für die Pflege der Sachverzeichnisse bleibt von der Einführung der Anlagenbuchhaltung unberührt. Für die Altanlagen müssen weiterhin Sachverzeichnisse durch die dezentralen Bereiche geführt werden, für die bereits in SAP erfassten Anlagen gilt die Anlagenbuchhaltung von SAP selbst als Sachverzeichnis. Um nutzbare Inventardaten zu erhalten, ist es dringend erforderlich, dass die dezentralen Bereiche diese ständig auf Vollständigkeit und Aktualität überprüfen. Anträge auf Aussonderung sind an das Sachgebiet - II B 12 - zu richten.
Zu allen Fragen rund um die Themen Anlagebuchhaltung und Inventarisierung finden Sie hier Vordrucke und Informationen: https://www.fu-berlin.de/sites/abt-2/service/anlagenbuchhaltung/
index.html.
Aussonderung
Eine mögliche Aussonderung von FU-Inventar hat sich daran zu orientieren, ob eine gemeinnützige Bewirtschaftung bei anderen öffentlichen Trägern (z .B. Schulen) nicht in Frage kommt. Sie hat unter einer realistischen Preisermittlung zu erfolgen. Grundlage bilden die jeweiligen Werte der Anlagenbuchhaltung. Für vor der Einführung der Anlagenbuchhaltung beschaffte Geräte ist eine Preiskalkulation in Anlehnung an vergleichbare und inventarisierte Geräte unter Berücksichtigung des Abschreibungszeitraums durchzuführen.
Anträge auf Aussonderung inventarisierungspflichtiger / anlagenrelevanter Wirtschaftsgüter sind mittels Formular über die Fachbereichsverwaltung an das Sachgebiet -II B 12- zu richten.